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Acordo de Tratamento de Dados

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Acordo de Tratamento de Dados Pessoais do Atendux Versão [AAAA-MM-DD]

Entre a empresa que contrata o Atendux ("Controladora"), representada pela pessoa que aceita este acordo no painel, e a Nexux AI LTDA, CNPJ 42.002.718/0001-67, Rua Cel. José Eusébio, 95, Casa 13, Higienópolis, São Paulo/SP, CEP 01239-030 ("Nexux" ou "Operadora").

1. Para que serve este acordo

Este acordo regula como a Nexux trata, em nome da Controladora, os dados pessoais das conversas no Atendux, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, "LGPD"). Ele faz parte do contrato do Atendux e prevalece sobre os Termos de Uso em tudo o que se referir a esses dados.

2. Papéis

  1. A Controladora decide sobre o tratamento dos dados dos seus clientes finais e da sua equipe dentro do Atendux.
  2. A Nexux é operadora desses dados: trata-os só para prestar o Atendux e conforme as instruções da Controladora.
  3. Os dados de cadastro, login, cobrança e segurança das pessoas que usam o Atendux são tratados pela Nexux como controladora, conforme a seção do Atendux na Política de Privacidade. Eles não são regidos por este acordo.

3. O tratamento

Item Descrição
Finalidade Receber, guardar, organizar, exibir e enviar as mensagens dos canais conectados pela Controladora (WhatsApp, Telegram e chat do site); distribuir as conversas entre setores e atendentes; enviar as mensagens automáticas e os fluxos de atendimento configurados por ela; permitir busca e relatórios de atendimento; quando a Controladora ligar o assistente de IA, gerar resumos de conversa e sugestões de resposta para a equipe dela; exportar e apagar dados, inclusive de um contato, a pedido dela
Titulares Clientes finais e outras pessoas que conversam com a Controladora pelos canais conectados, inclusive os visitantes do site dela que usam o chat; membros da equipe da Controladora
Dados Telefone, nome de perfil e identificadores do canal; no chat do site, o nome e o e-mail que o visitante decidir informar e um identificador aleatório guardado no navegador dele; conteúdo das mensagens (texto, áudio, imagem, documento); data e hora; setor, atendente responsável, transferências e notas internas; dados que os clientes finais escolherem enviar
Dados sensíveis e de crianças O Atendux não pede esses dados, mas os clientes finais podem enviá-los (por exemplo, informações de saúde numa clínica). A Controladora é responsável por ter base legal para eles (LGPD arts. 11 e 14) e por não pedi-los sem necessidade
Duração Enquanto durar o contrato, mais o prazo de exclusão da cláusula 11. A sessão do visitante do chat do site (o identificador no navegador) expira depois de 90 dias sem mensagem; a conversa continua na caixa de entrada da Controladora

4. Instruções da Controladora

  1. As instruções da Controladora são: este acordo, o contrato do Atendux e as configurações que ela e a sua equipe fazem no painel (canais conectados, setores, mensagens automáticas e fluxos, membros, assistente de IA ligado ou desligado, exportações e exclusões, inclusive de um contato).
  2. Outra instrução deve ser dada por escrito pelo owner ao suporte.
  3. A Nexux avisa a Controladora se entender que uma instrução viola a lei, e pode deixar de cumpri-la até o esclarecimento.

5. Obrigações da Nexux

A Nexux se compromete a:

  1. tratar os dados só para as finalidades da cláusula 3 e conforme as instruções da cláusula 4;
  2. não usar os dados para fins próprios, não vendê-los, não usá-los para propaganda e não usá-los para treinar modelos de inteligência artificial, próprios ou de terceiros;
  3. garantir que só as pessoas da Nexux que precisam acessem os dados, com dever de sigilo;
  4. manter as medidas de segurança do Anexo II;
  5. manter registro das operações de tratamento (LGPD art. 37);
  6. ajudar a Controladora a atender os pedidos dos titulares (cláusula 8) e a cumprir as suas obrigações de segurança e de comunicação de incidentes (cláusula 9);
  7. apagar ou devolver os dados ao fim do contrato (cláusula 11).

6. Obrigações da Controladora

A Controladora se compromete a:

  1. ter base legal para tratar os dados dos clientes finais e informar a eles, na sua política de privacidade, que usa um sistema de atendimento operado por terceiro;
  2. responder aos pedidos dos titulares, como responsável pelos dados;
  3. dar à Nexux instruções lícitas;
  4. controlar o acesso da sua equipe e remover quem sair;
  5. não enviar mensagens em massa nem mensagens não solicitadas, e respeitar quem pedir para não receber mais mensagens;
  6. avisar a Nexux, pelo suporte, se suspeitar de acesso indevido à sua conta.

7. Suboperadores

  1. A Controladora autoriza a Nexux a contratar os suboperadores do Anexo I.
  2. A Nexux exige de cada suboperador obrigações de proteção de dados equivalentes às deste acordo e responde pelos atos deles perante a Controladora, nos termos da LGPD.
  3. Suboperador novo ou troca: a Nexux avisa o owner por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência e atualiza o Anexo I. Se a Controladora tiver motivo razoável ligado à proteção de dados, pode se opor nesse prazo. Se a Nexux não oferecer alternativa, a Controladora pode cancelar sem multa e receber de volta o valor pago pelo período não usado.
  4. WhatsApp (Meta) e outras plataformas de mensagem são escolhidas e contratadas pela própria Controladora. A Nexux não controla como essas plataformas tratam os dados; elas seguem os termos que a Controladora aceitou com elas.
  5. Suboperadores de recursos opcionais (Anexo I, letra a-2) só recebem dados se a Controladora ligar o recurso no painel. Ligar o recurso é a autorização da Controladora para aquele suboperador, e desligar interrompe os envios a partir daquele momento. A troca do suboperador de um recurso opcional é avisada, no prazo do item 3, às empresas que estiverem com o recurso ligado.
  6. Os suboperadores podem usar fornecedores próprios (por exemplo, serviços de nuvem), que seguem as listas e os avisos publicados por eles. A Nexux exige deles as mesmas obrigações do item 2.

8. Pedidos dos titulares

  1. Se a Nexux receber um pedido de titular sobre dados das conversas, encaminha à Controladora em até 5 dias úteis e não responde no lugar dela, a não ser que ela instrua.
  2. Para atender o pedido de um cliente final, o owner ou um administrador da Controladora pode, pelo painel e a qualquer momento: exportar os dados de um contato num arquivo legível por máquina (contato, identificadores por canal, conversas, mensagens, dados dos anexos, transferências e notas) e excluir um contato, com todas as conversas, mensagens, notas e anexos dele, de forma definitiva. Se a Controladora não conseguir fazer isso pelo painel, o suporte da Nexux ajuda em até 10 dias úteis. Para exportar todos os dados da empresa, a Controladora usa a exportação do painel.
  3. A Nexux registra cada exportação e exclusão feita pelo painel (empresa, tipo, identificador do contato, quem pediu e quando), sem nome, telefone nem conteúdo, para que a Controladora possa comprovar o atendimento do pedido. Depois da exclusão de um contato: as cópias de segurança expiram pela rotação, no prazo da cláusula 11.2; os registros técnicos de entrada das mensagens são apagados em até 30 dias; e o que estiver fora do Atendux (por exemplo, no celular do número de WhatsApp da Controladora ou na plataforma do canal) precisa ser apagado lá pela Controladora.

9. Incidentes de segurança

  1. A Nexux avisa a Controladora, por e-mail ao owner e pelo painel, em até 48 horas depois de confirmar um incidente de segurança que afete os dados deste acordo.
  2. O aviso traz o que se sabe naquele momento: o que aconteceu, quando, quais dados e quantos titulares podem ter sido afetados, as medidas tomadas e o contato de quem acompanha o caso. O que ainda não se souber é enviado assim que possível.
  3. A Controladora decide e faz as comunicações à ANPD e aos titulares, como exige a LGPD (art. 48). A Nexux fornece as informações que ela precisar para isso.
  4. A Nexux não comunica o incidente da Controladora a terceiros sem autorização dela, salvo obrigação legal.

10. Transferência internacional

Alguns suboperadores tratam dados fora do Brasil (Anexo I). Nesses casos, a Nexux usa um dos mecanismos do art. 33 da LGPD, como as cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD. Quando a Controladora liga o assistente de IA, trechos das conversas são enviados aos Estados Unidos, à Anthropic, com [mecanismo a definir: cláusulas-padrão da ANPD assinadas com a Anthropic / outro mecanismo do art. 33].

11. Fim do contrato: devolução e exclusão

  1. Depois do cancelamento, a Controladora tem 90 dias para baixar a exportação completa (contatos, conversas e anexos) pelo painel.
  2. No fim desse prazo, ou antes, se o owner pedir "Eliminar agora", a Nexux apaga de forma definitiva os dados do banco e do armazenamento de arquivos. As cópias de segurança expiram pela rotação em até [prazo] dias.
  3. A Nexux guarda só o registro de que a exclusão aconteceu (empresa, data, motivo e quem pediu), sem dados pessoais, e confirma a exclusão por escrito se a Controladora pedir.
  4. A Nexux pode guardar dados além desse prazo só quando a lei a obrigar, e só pelo tempo e para a finalidade dessa obrigação (LGPD art. 16).

12. Informações e auditoria

  1. A Nexux responde aos pedidos razoáveis de informação da Controladora sobre o cumprimento deste acordo, inclusive por questionário, em até 15 dias.
  2. Uma auditoria além disso pode ser feita uma vez por ano, com aviso de 30 dias, à custa da Controladora, por profissional com dever de sigilo, sem acesso aos dados de outras empresas.

13. Responsabilidade

Cada parte responde pelos danos que causar por descumprir a LGPD ou este acordo, conforme os arts. 42 a 45 da LGPD. O limite de responsabilidade do contrato do Atendux não se aplica aos danos causados pela Nexux por descumprimento deste acordo.

14. Vigência e mudanças

Este acordo vale enquanto houver dados da Controladora no Atendux. Mudanças relevantes são avisadas com 30 dias de antecedência e pedem novo aceite no painel.

15. Lei e foro

Vale a lei brasileira e o foro do contrato do Atendux.

Anexo I. Suboperadores e plataformas

a) Suboperadores contratados pela Nexux (tratam dados das conversas)

Suboperador O que faz Dados Onde Desde
[Provedor da VPS] Servidores do Atendux (aplicação, banco de dados, fila e o software de conexão por QR Code, quando usado) Todos os dados das conversas [país] Início
[Destino do backup] Cópias de segurança do banco Todos os dados das conversas, criptografados [confirmar] [país] Início
Amazon Web Services (S3 e CloudFront) Armazenamento e entrega dos arquivos recebidos (áudio, imagem, documento) por link temporário Arquivos das conversas [região do bucket] Início
Serviço de e-mail transacional (api-sender da Nexux, [provedor]) Envio de e-mails da conta Hoje, nenhum dado de conversa: só nome e e-mail do usuário e avisos da conta [país] Início

a-2) Suboperadores de recursos opcionais (só recebem dados se a Controladora ligar o recurso; cláusula 7.5)

Suboperador Recurso Dados Onde Guarda Desde
Anthropic, PBC Assistente de IA: resumo da conversa e sugestão de resposta para a equipe. A IA não envia nada ao cliente final Até as 30 últimas mensagens da conversa em que a equipe pede o resumo ou a sugestão, com limite de tamanho; o primeiro nome do contato e de quem atende; o nome da empresa; na sugestão, as respostas rápidas da empresa. Não recebe telefone, e-mail nem anexos; números longos (como CPF, cartão e telefone) e e-mails são ocultados antes do envio Estados Unidos Apaga em até 30 dias [ou: não guarda, se houver acordo de retenção zero]. Não usa os dados para treinar modelos Vale quando a IA for ligada, só para as empresas que ligarem o assistente

b) Plataformas escolhidas e contratadas pela Controladora (não são suboperadores da Nexux)

Plataforma Quando Observação
WhatsApp / Meta Platforms Quando a Controladora conecta um número Na conexão oficial (Cloud API), a Controladora aceita os termos do WhatsApp Business e a Meta trata as mensagens em nome dela. Na conexão por QR Code, as mensagens passam pela conta de WhatsApp da Controladora, nos termos de serviço do WhatsApp (ver o Anexo do canal não oficial)
Telegram Quando a Controladora conecta um bot dela As mensagens passam pelo Telegram, nos termos que a Controladora aceitou ao criar o bot

O chat do site não usa plataforma de terceiro: roda nos servidores do Atendux (letra a).

c) Operador da Nexux para a cobrança (fora deste acordo) Stripe: processa os pagamentos feitos no checkout da Nexux (nexux.ai). Recebe dados de cobrança do responsável pela compra, dos quais a Nexux é controladora. Não recebe dados das conversas.

Anexo II. Medidas de segurança

Medidas em vigor no Atendux:

  1. Separação por empresa: toda consulta usa a empresa da sessão, nunca um identificador enviado pelo navegador; há teste automático que prova que uma empresa não lê nem altera dados de outra, em cada módulo.
  2. Acesso por papel (owner, admin, supervisor, atendente) e remoção imediata do acesso de quem sai da equipe, inclusive das conexões em tempo real.
  3. Senhas guardadas só como hash (scrypt); limite de tentativas de login por IP; link de redefinição de uso único com validade de 1 hora; todas as sessões encerradas na troca de senha.
  4. Cookies de sessão HttpOnly e Secure, só em conexão HTTPS.
  5. Credenciais dos canais criptografadas em repouso.
  6. Arquivos acessíveis só por link assinado e temporário, servido apenas a membros da empresa dona da conversa.
  7. Integrações autenticadas: avisos do checkout e dos canais só são aceitos com assinatura HMAC válida, com proteção contra repetição.
  8. Registros técnicos sem telefone nem conteúdo de mensagem.
  9. Registros de acesso ao painel guardados por 6 meses.
  10. Cópias de segurança do banco [frequência] e restauração testada [data do teste].
  11. Publicação controlada: toda mudança passa por testes automáticos e aprovação antes de ir ao ar.
  12. Exportação e exclusão de um contato pelo painel, só por owner e administrador, com registro sem dados pessoais.
  13. Assistente de IA desligado por padrão; ligado só pelo owner ou administrador, com registro de quem ligou, quando, a versão do aviso e o IP; antes do envio, só as mensagens recentes, sem telefone, e-mail nem anexos, com números longos e e-mails ocultados; resumos e sugestões não são guardados no banco nem nos registros técnicos.
  14. Chat do site: nada é gravado no navegador do visitante antes da primeira mensagem; o identificador do visitante é guardado no servidor só como hash; o chat só aparece nos domínios que a Controladora autorizar; limites de envio por visitante e por IP.

[Itens 10 e 11 só ficam no texto publicado depois do critério A1 do portão A e do CI (docs/adr/0007-dokku.md).]